KABUPATEN SERANG, biem.co – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah (DPKD) Kabupaten Serang terus memberikan pembinaan-pembinaan kepada seluruh organisasi perangkat daerah (OPD) dan perangkat desa tentang bagaimana mengelola kearsipan. Pembinaan dilakukan agar OPD dan desa bisa mengelola arsip-arsip mereka dengan baik.
Dari tahun ke tahun, DPKD Kabupaten Serang sukses dalam memberikan pembinaan. Terbukti, OPD yang pada tahun sebelum-sebelumnya belum mampu mengelola asip mereka kini bisa mengelola dengan baik. Tahun ini, DPKD fokus menyasar perangkat desa.
“Kemarin kan kita sudah ke OPD, rata-rata sekarang mereka sudah bagus kearsipannya. Kalau kecamatan agak kurang, apalagi desa masih kurang. Makanya kita pembinaannya fokus di sana,” ujar Kabid Kearsipan DPKD Kabupaten Serang, Ema Rukmini Dewi kepada biem.co, Rabu (26/5/2021).
Disampaikan Erna, ada yang menganggap pengelolaan arsip itu tidak terlalu penting, padahal arsip sangat berguna karena itu merupakan dokumen-dokumen penting.
“Kita juga suka mengingatkan kepada kepala desa bahwa mengelola arsip dengan baik itu sangat penting. Ada istilah arsip hilang aset melayang. Arsip itu melestarikan masa lalu, melindungi masa kini, mempersiapkan masa depan,” ucapnya.
Akibatnya, lanjut Erna, banyak di antara mereka yang tata kelola kearsipannya kurang baik. Oleh karena itu, DPKD Kabupaten Serang terus memberikan pendampingan kepada mereka yang tata kelola kearsipannya masih belum baik.
“Itu sangat penting, mereka kadang-kadang itu bikin surat itu masih kurang bagus, tidak ada lembar disposisi, tidak ada kop surat, cara naro arsipnya juga sembarangan, dilobangin, padahal sekarang sudah tidak boleh surat dilobangin, harus disimpan di rak, dikasih folder 0-100. Ditaruhnya nanti berdasarkan klasifikasi,” paparnya.
DPKD Kabupaten Serang terus mendampingi hingga mereka benar-benar paham bagaimana mengelola kearsipan dengan baik. Selama mereka masih belum paham, pihaknya mengaku akan terus memberikan pembinaan.
“Kita kumpulkan, terus kita monitor lagi hasilnya. Kita lihat hasilnya mereka paham atau tidak. Kadang-kadang ada yang ngerti atau enggak, nanti kita evaluasi,” terangnya.
Untuk memberikan semangat serta mengapresiasi OPD atau desa yang tata kelolanya baik, DPKD Kabupaten Serang pun mengatakan akan memberikan penghargaan melalui kegiatan lomba khusus kearsipan.
“Kita lombakan mereka, tentang surat menyurat, tata cara penyimpanan arsip seperti apa, punya depo arsipnya apa enggak, kita lombakan. Yang bagus kita kasih piala, piagam penghargaan dan uang pembinaan,” pungkasnya. (Adv)
